JAVNA NABAVA Blog Silvie Gajdić

Kako uspješno izraditi plan nabave i izbjeći potencijalne financijske kazne

Sa završetkom 2018. godine istekao je rok za donošenje proračuna jedinica lokalne i regionalne samouprave, odnosno financijskih planova za proračunske i izvanproračunske korisnike. Za navedena tijela i institucije sada nastupa nova obveza, donošenje plana nabave i to u vrlo kratkom roku od svega 30 dana od donošenja proračuna odnosno financijskog plana. Iako je ova obveza propisana Zakonom o javnoj nabavi (NN 120/16), a detalji o sadržaju i vođenju plana nabave opisani u Pravilniku o planu nabave, registru ugovora, prethodnom savjetovanju i analizi tržišta u javnoj nabavi (NN 101/2017) i dalje se pri planiranju nabave događaju greške koje za posljedicu imaju financijske kazne.

ZAŠTO JE VAŽNO DOBRO PLANIRATI?

Javna nabava kao strateška funkcija bitna je za ostvarenje transparentnosti proračuna te ekonomično i svrhovito trošenje javnih sredstava, što posljedično dovodi i do postizanja najbolje vrijednosti za uložen novac. Odgovorno upravljanje javnim financijama nameće se kao imperativ, posebno u uvjetima stalno rastućih zahtjeva i potreba korisnika u odnosu na ograničene financijske mogućnosti javnog sektora. Pomno planiranje postavlja se kao osnovni preduvjet za uspješnu javnu nabavu i svrhovito ulaganje javnih sredstava.

Pri planiranju nabave prvenstveno je potrebno uzeti u obzir i samo izvršenje plana nabave, odnosno njegovo ostvarenje u realnim okolnostima. Pritom nam svakako mogu poslužiti uvidi u prethodne planove nabave te njihovo izvršenje. Možemo zaključiti da je za uspješno planiranje nabave potrebno kompletno revidiranje prethodnih planova nabave s ciljem boljeg i svrhovitijeg planiranja u budućnosti kako bi se izbjegle potencijalne greške i kako bi se utvrdili određeni uzorci u planiranju i izvršenju.

Osim toga, posebnu pozornost treba obratiti i na postupke nabave koji će se provoditi u okviru projekata financiranih bespovratnim sredstvima Europske unije. Pravila provedbe projekata sufinanciranih iz EU bespovratnih sredstava nalažu da se za svaki projekt treba napraviti plan nabave na razini projekta i upravo u tim slučajevima ne treba upasti u zamku odvojenog planiranja nabava te zaboraviti konsolidirati planove nabave svih projekata koje provodite s planom nabave naručitelja. U tom slučaju plan nabave naručitelja mora u potpunosti biti usklađen s planom nabave projekta, a odabrani postupci javne nabave moraju omogućiti najveću moguću razinu transparentosti postupka i tržišnog natjecanja. Ovdje posebno dolazi do izražaja odabir pravilnog postupka i vremensko planiranje nabave.

Zakon o javnoj nabavi predviđa iznimno visoke novčane kazne za naručitelje u slučaju planiranja postupaka javne nabave s namjerom izbjegavanja primjene pravila o javnoj nabavi male, odnosno velike vrijednosti ili s namjerom da se određenim gospodarskim subjektima neopravdano da prednost ili ih se stavi u nepovoljan položaj. Tu prvenstveno govorimo o nedopuštenom dijeljenju postupaka nabave, takozvanom cjepkanju nabave. Ovakvo postupanje može vas koštati kazne i do 1.000.000,00 HRK, a u postupcima nabave koji se provode u okviru projekata može rezultirati vrlo visokim financijskim korekcijama, do 100% sufinanciranog iznosa za obje nabave za koje se utvrdi da su trebale biti provedene kao jedan postupak. Osim toga, i odgovorna osoba naručitelja može biti kažnjena s do 50.000,00 kuna za ovakvo postupanje.

U radu s naručiteljima često se susrećemo upravo s umjetnim cjepkanjem nabave koje nerijetko naručitelje dovede do problema. Ovo se javlja ili iz potrebe za provedbom jednostavnijih postupaka, najčešće zbog nedostataka kapaciteta za provedbom složenih postupaka nabave, ili zbog nedovoljno temeljitog planiranja nabave koje dovede do toga da se plan radi “za prvu ruku” na početku godine bez da se u obzir uzme sve što može doći i kasnije u godini te se isti predmeti nabave nabavljaju u više navrata tokom godine ili se sklapa više ugovora s istim ponuditeljem za male ugovore koji su mogli biti ugovoreni zajedno. Ovakav propust naručitelja kasnije je moguće jednostavno utvrditi usporedbom CPV oznaka predmeta koji se nabavljaju, kao i činjenicom da su nabave provedene u kratkom vremenskom razdoblju, što upućuje da su mogle biti provedene zajedno. Sumnja u ovakvo postupanje može dovesti do dvostruke odgovornosti naručitelja, prekršajna odgovornost za nepravilno postupanje suprotno odredbama Zakona o javnoj nabavi te gubitak sufinanciranog iznosa u slučaju korištenja bespovratnih sredstava.

KAKO ĆE IZGLEDATI VAŠ PLAN NABAVE?

U Plan nabave uvrštavaju se sve nabave čija je procijenjena vrijednost jednaka ili veća od 20.000,00 kuna, te sadrži minimalno sljedeće podatke: evidencijski broj nabave, predmet nabave, brojčana oznaka predmeta nabave iz Jedinstvenog rječnika javne nabave (CPV), procijenjena vrijednost nabave, vrsta postupka (uključujući posebne režime nabave i jednostavnu nabavu), te dodatno navod planira li se predmet podijeliti na grupe, navod sklapa li se ugovor ili okvirni sporazum, planirani početak postupka, planirano trajanje ugovora ili okvirnog sporazuma, eventualne napomene.

Plan nabave i sve njegove kasnije promjene javni naručitelj obvezan je objaviti u standardiziranom obliku u Elektroničkom oglasniku javne nabave Republike Hrvatske (u daljnjem tekstu: EOJN RH) u roku od osam dana od donošenja ili promjene plana, uz obvezu objave na vlastitim internetskim stranicama.

Važno je napomenuti kako nepoštivanje ove obveze može rezultirati prekršajnim kažnjavanjem u iznosu i do 100.000,00 HRK za pravnu osobu naručitelja, dok će odgovorna osoba naručitelja (odgovorna osoba u pravnoj osobi, državnom tijelu ili u jedinici lokalne i područne (regionalne) samouprave) biti kažnjena i s do 20.000,00 HRK.

U praksi su česti slučajevi korištenja pogrešnih metoda pri kreiranju plana nabave od strane ovlaštenih osoba naručitelja, zbog čega dolazi do nepotrebnog i neprihvatljivog razdvajanja nabava, svrstavanja prema neodgovarajućoj CPV oznaci i nesvrhovitom planiranju vremena potrebnog za provedbu pojedinog postupka, a uočeni su i propusti u vidu neobjavljivanja i redovitog ažuriranja planove nabave na vlastitim mrežnim stranicama te putem Elektroničkog oglasnika javne nabave, što predstavlja dodatnu opasnost i odgovornost za naručitelja.

S obzirom da među naručiteljima postoji opravdana bojazan kako pravilno planirati postupke nabave, kreirati svrhovit i ekonomičan plan nabave koji svoje temelje ima u netom donesenom proračunu/financijskom planu, a sve to uz relativno kratke zakonske rokove za ovako opsežan posao, poželjno je da u cijeli proces planiranja i objave plana nabave uključite stručnjake s iskustvom u analizi i pripremi planova, vođenju i reviziji projekata i postupaka javne nabave, s naglaskom na projekte financirane EU sredstvima. Na ovaj način osigurat ćete svojoj instituciji pametan i održiv plan nabave, koji će obuhvatiti sve potrebe korisnika, a stručnom analizom izbjeći neželjene troškve i nepotrebne financijske kazne.

* Silvia Gajdić je voditeljica tima za provedbu projekata i javnu nabavu u Sense grupi. Završila je sveučilišni poslijediplomski specijalistički studij Poslovanje s EU pri Ekonomskom fakultetu u Rijeci. Provedbom projekata bavi se od 2011. godine te je stekla široko iskustvo u provedbi projekata i javnoj nabavi kroz rad s brojnim javnim tijelima na projektima iz IPA-e, ESI fondova te različitih fondova EU kao što su FP7, Erasmus i drugi. Osim toga, certificirani je stručnjak za javnu nabavu.

*Sadržaj, stavovi i mišljenja izneseni u komentarima i blogovima objavljenima na portalu gradonačelnik.hr pripadaju autoru te ne predstavljaju nužno stavove uredništva.