EU FONDOVI Blog Mirjane Samardžić

Pet ključnih preduvjeta za uspješnu provedbu EU projekata

Provedba projekta često je izazovnija od njegove pripreme koja je prethodila. Uz vještine, znanja i vrijeme koje je potrebno osigurati za realizaciju bilo koje investicije, kod projekata financiranih fondovima EU, neophodno je poznavati i poštivati pravila vezana uz njihovu provedbu.

Puno sam puta proživjela i podijelila radost koja dolazi s odlukom o financiranju projekta iz fondova EU. Osjećaj da se sav trud isplatio – mjeseci rada i uloženih resursa, mjeseci iščekivanja i nadanja – izgledaju opravdano.

No odobrenjem projekta za financiranje, pravi posao tek počinje! Provedba svakog projekta podrazumijeva veliku odgovornost, pažljivo planiranje i osiguranje ljudskih, administrativnih i financijskih kapaciteta. Provedba projekta često je izazovnija od njegove pripreme koja je prethodila. Uz vještine, znanja i vrijeme koje je potrebno osigurati za realizaciju bilo koje investicije, kod projekata financiranih fondovima EU, neophodno je poznavati i poštivati pravila vezana uz njihovu provedbu.

U javnom se diskursu često ta pravila mistificiraju i prikazuju kompleksnijima nego što ona uistinu jesu, pa je važno strukturirano prikazati što to zapravo podrazumijeva „imati dostatne kapacitete“ za provedbu EU projekta. Kako biste osigurali da će se projekt provesti sukladno brojnim pravilima koja strukturni i investicijski fondovi nose sa sobom, u za to predviđenom vremenu, potrebno je osigurati sljedeće:

Project managera – osobu koja će biti odgovorna za cjelokupnu provedbu projekta, koordinaciju ostalih uključenih službi kod korisnika projekta i projektnih partnera, poštivanje rokova i pravila u provedbi aktivnosti, financijskom upravljanju i postupcima javne nabave, te pravilima vidljivosti. Idealno, project manager će imati prethodno iskustvo u upravljanju projektima, dobre organizacijske i komunikacijske vještine. Ovisno o veličini i kompleksnosti projekta, planira se radno vrijeme project managera. Na većim projektima, pozicija zahtijeva puno radno vrijeme!

Stručnjaka za javnu nabavu – sva nabava radova, roba i usluga koja je potrebna za provedbu projektnih aktivnosti na projektima financiranim fondovima EU, provodi se sukladno Zakonu o javnoj nabavi ili pravilniku koji definira postupke nabave za osobe koje nisu obveznici zakona o javnoj nabavi. Osim redovite državne revizije koja može kontrolirati postupke nabave, u slučaju EU projekata postoji nekoliko razina kontrole: ex-ante i ex-post kontrole posredničkog tijela 2, kontrole Agencije za reviziju sustava provedbe programa, te moguće i nadležnih službi Europske komisije. Važno je napomenuti da ukoliko dođe do utvrđivanja nepravilnosti u postupku nabave, ista može rezultirati financijskim penalima za korisnika projekta. Isto tako, izuzetno je važno za provođenje postupaka javne nabave predvidjeti dovoljno vremena jer, nažalost, praksa pokazuje da veliki broj postupaka završi sa žalbama na Državnoj komisiji za kontrolu postupaka javne nabave što produljuje ukupno vrijeme postupka i potencijalno ugrožava rokove provedbe EU projekta.

Financijske kapacitete – da bi se projekt uspješno proveo, potrebno je pravovremeno osigurati iznos vlastitog sufinanciranja, te tijek novca za financiranje projektnih aktivnosti do nadoknade sredstava od strane posredničkog tijela. Stoga je u projektni tim potrebno uključiti odjel za financije kod korisnika i partnera na projektu.

Administrativne kapacitete – kod kompleksnijih projekata, kao podršku Project Manageru u administriranju projekta dobro je osigurati dodatnu podršku u projektnom timu. Projektni će tim, uz ostalo, biti zadužen i za - pripremu kompletne projektne dokumentacije poput izvješća, isporučevina, potpisnih lista sudionika s projektnih aktivnosti, itd. Projektna se dokumentacija mora dobro organizirati da u svakom trenu provedbe projekta možete doći do svakog dokumenta, te nakon završetka projekta arhivirati i čuvati nekoliko godina.

Podršku donositelja odluka (gradonačelnika, načelnika, župana) - svaki EU projekt, bez obzira na temu i sektor, mora donijeti neke pozitivne promjene u zajednici u kojoj se provodi. Da bi se to i ostvarilo, tijekom provedbe projekta potrebno je donositi strateške i političke odluke koje će utjecati na tijek projekta, a onda još važnije, na rezultate koje projekt treba ostvariti. Stoga je ključno da su donositelji odluka uključeni u provedbu projekta na način da mogu informirano donijeti važne strateške odluke vezane uz projekt i njegovu održivost.

Ovisno o samom sadržaju projekta, postoji još niz sektorskih kompetencija, resursa i kapaciteta koje je potrebno mobilizirati kako bi projekt bio uspješan. Stoga planirajte pažljivo, osigurajte znanje i kapacitete i započnite s provedbom! Sretno!

* Mirjana Samardžić Novoselec već 16 godina uspješno radi na eu projektima za lokalnu samoupravu, a odsada će – ekskluzivno za portal gradonačelnik.hr, pisati i stručni blog koji će gradonačelnicima, ali i građanima, biti stalni izvor zanimljivih i relevantnih informacija o EU fondovima.

Mirjana je suosnivačica i izvršna direktorica agencije Razbor, prve domaće konzultantske tvrtke specijalizirane za lokalni i regionalni razvoj i EU fondove. Završila je Magistarski studij 'Europske integracije i regionalizam', pri Sveučilištu u Grazu. Nakon višegodišnjeg rada u razvoju i upravljanju organizacijama civilnog društva, tijekom kojeg stječe iskustvo upravljanja europskim projektima, počinje raditi kao stručnjakinja na projektima tehničke pomoći ministarstvima, osobito u području regionalnog razvoja, a 2005. godine sa grupom stručnjaka i stručnjakinja s tog područja koji su radili u različitim stranim konzultantskim kućama, osniva Razbor.

Od srpnja 2017. Razbor je dio Sense grupe – najveće hrvatske konzultantske tvrtke.

PRETHODNI BLOGOVI:

- Što gradovi mogu očekivati od EU fondova u 2018.?

- Kako iskoristiti EU fondove i učiniti grad 'pametnim'

Gradovi moraju požuriti s projektima za zbrinjavanje otpada

Pet ključnih preduvjeta za uspješno korištenje EU fondova

Želimo pomoći gradovima da povuku što više iz EU fondova

BLOG, eu fondovi, MIRJANA SAMARDŽIĆ NOVOSELEC, EU PROJEKTI